Последний год научил многих людей работать удаленно. Для тех, кто работает самостоятельно уже давно, например фрилансером, и уже привык, особых изменений в части организации работы не было.
Совсем иначе обстоит дело с представителями бизнеса, которых руководители отправили работать домой. Здесь сложность возникает не только у исполнителей, но и у руководителей, особенно у тех, кто стремился обеспечить максимальный контроль в офисе, за работой сотрудников.
Если первые имеют проблему с организацией рабочего места и времени, то руководители, достаточно часто, не знают, как обеспечить контроль и эффективность работы.
С чего стоит начать руководителю?
Данные советы могут быть полезны для тех, кто только организовывает удаленный офис, но возможно помогут улучшить работу и работающим удаленно компаниям.
- Создать систему связи для работы. Каналы связи лишь тогда будут эффективны, когда они будут едиными. Это могут быть:
- общий чат
- корпоративная почта
- запасной канал связи (это может быть телефон секретаря или специально назначенного человека, для экстренной связи)
- Обеспечить организацию обмена информацией. В этом вопросе стоит предварительно продумать систему с названиями папок. В каждой организации, в зависимости от вида деятельности, он будет свой. Обычно их формируют:
- по проектам
- по типам документов
- по сотрудникам
- по договорам
В ряде случаев, будет удобно дублировать документы. Поступившая информация от конкретного сотрудника, может быть в его папке и одновременно в другой, в соответствии с типом документа.
В работе любой компании, могут быть документы (полученные или написанные), которые не подходят для уже созданных папок. Создание новых, под каждый документ, часто нецелесообразно. Можно создать одну, назвав её, например «До выяснения» или как больше понравится, большого значения в названии нет.
- Обеспечить доступ к документам. У каждого сотрудника свои права. Очень важно, чтобы настройки доступа к информации, были корректно настроены. Если сотрудник не имеет права редактировать документ или удалять, то он должен об этом знать.
- Выбрать сервисы для удаленной работы. В действительности их очень много, главное подобрать правильно. В зависимости от особенностей работы компании, лучше посоветоваться со специалистами, какому сервису отдать предпочтение.
Для небольшой компании, самым простым вариантом может быть закрытая группа ВК. Этот вариант будет обеспечен и обменом файлами и чатом.
- Обеспечить контроль выполнения задания. Здесь важную роль будет играть обратная связь. Алгоритм может быть следующим:
- выдать задание
- дать время на его изучение и уточнить, не возникает ли вопросов у исполнителя
- проконтролировать процесс выполнения, убедится, что задача решается правильно
- принять работу и проверить, в случае выявления ошибок, отправить на доработку
Руководитель должен понимать, что не всегда работнику легко придерживаться режима рабочего дня, работая удаленно. У многих маленькие дети дома, которые тоже требуют внимания. При возможности, стоит разрешить работать по гибкому графику, это будет хорошим решением.